Das Hinweisgeberschutzgesetz – die Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie in Deutschland
Beschäftigte in Unternehmen und Behörden nehmen Missstände oftmals als erste wahr und können durch ihre Hinweise dafür sorgen, dass Rechtsverstöße aufgedeckt, untersucht, verfolgt und unterbunden werden.
Hinweisgeber sind für die Aufrechterhaltung einer offenen und transparenten Gesellschaft besonders wichtig, weil sie den Mut haben, Missstände anzusprechen. Allerdings schrecken potenzielle Hinweisgeber aus Angst vor Benachteiligungen häufig davor zurück, ihre Bedenken oder ihren Verdacht zu melden. Aus diesem Grunde bedarf es eines ausgewogenen und effizienten Hinweisgeberschutzes.
Der Gesetzgeber hat die Problematik erkannt und das Hinweisgeberschutzgesetz verabschiedet, welches am 02. Juli 2023 in Kraft getreten ist. Mit diesem Gesetz wurde die EU-Whistleblower-Richtlinie (Richtlinie (EU) 2019/1937) in Deutschland umgesetzt.
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) besagt, dass Hinweisgeber, die Missstände im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit melden, einen besonderen Schutz genießen, und regelt gleichzeitig den Umgang mit Meldungen. Unternehmen ab 50 Mitarbeitern sind demnach dazu verpflichtet einen internen Meldekanal einzurichten. Werden die Pflichten aus dem Hinweisgeberschutzgesetz nicht oder nicht rechtzeitig erfüllt, kann dies nicht nur zu Bußgeldern, sondern auch zu Schadensersatzansprüchen und Reputationsschäden führen.
Die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes ist komplex und sollte rechtzeitig vorbereitet werden. Für Unternehmen mit mindestens 250 Mitarbeitern gilt die Verpflichtung mit Inkrafttreten des Gesetzes. Für Unternehmen zwischen 50 und 249 Beschäftigten gilt noch eine „Gnadenfrist“ hinsichtlich der Umsetzung bis zum 17.12.2023.
Neben interne Meldestellen treten externe Meldestellen. Die externe Meldestelle des Bundes wird beim Bundesamt für Justiz eingerichtet. Die Länder können eigene externe Meldestellen für Meldungen einrichten, die die jeweiligen Landes- und Kommunalverwaltungen betreffen. Ein Hinweisgeber hat somit die Wahl, ob er sich an eine interne oder eine externe Meldestelle wendet. Hinweisgeber können sich auch zunächst an eine interne und dann an die externe Meldestelle wenden. Soll vermieden werden, dass sich Hinweisgeber bereits im ersten Schritt an die externe Meldestelle wenden, empfiehlt es sich, den internen Meldekanal so attraktiv wie möglich zu gestalten.
Um eine interne Meldestelle effektiv und in Übereinstimmung mit den vielfältigen rechtlichen Anforderungen – etwa in arbeits- und datenschutzrechtlicher Hinsicht – zu betreiben, sollten Unternehmen unverzüglich handeln.
Checkliste zum
Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)
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Hinweisgeberschutzgesetz in Deutschland: Alle Details auf einen Blick
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Vor- und Nachteile der gängigen Meldekanäle
Post
Hinweisgeber können ihre Meldung in einen Briefkasten auf dem jeweiligen Gelände einer Behörde, eines Unternehmens, einer Stadtverwaltung oder eines Rathauses als Brief einwerfen
- Schnell und einfach einzurichten
- Selbst dann erreichbar, wenn Mitarbeiter normalerweise keinen Zugriff auf andere Kanäle wie E-Mail oder Telefon haben
- Zeitpunkt des Einwurfs muss gut gewählt sein, wenn der Hinweisgeber anonym bleiben will
- Unter Umständen lässt sich anhand der Handschrift auf die Identität des Hinweisgebers schließen
- Rückfragen sind bei anonymen Meldungen unmöglich
- Dezentral: Briefkasten muss an jedem einzelnen Standort eingerichtet und bearbeitet werden
Hinweisgeber können ihre Meldung an ein zentrales E-Mail-Konto schicken.
- Kostengünstig und einfach einzurichten
- Hinweisgeber können ihre Meldung zu jeder Zeit und sowohl von außerhalb als auch innerhalb der Organisation einreichen
- Möglichkeit zur Zwei-Wege-Kommunikation
- Nachverfolgung von Emails ist immer möglich, Hinweisgeber bleiben also nicht anonym
- Sichere Dokumentenübertragung ist nicht möglich
- Mögliche Sprachen und der Umfang gewünschter Informationen sind begrenzt
- Mühsame, manuelle Verwaltung von personenbezogenen Daten gemäß der DSGVO bzw. Datenschutzbestimmungen
Ombudsperson
Hinweisgeber können ihre Meldung persönlich an eine unabhängige, externe Person abgeben. Das kann beispielsweise ein Anwalt sein.
- Gezieltes Nachfragen ist möglich, da die Ombudsperson in der Regel über das nötige juristische Fachwissen verfügt
- Potenzielle Hinweisgeber haben mehr Vertrauen in externe Stellen
- Fehlen interne Ressourcen, kann die Ombudsperson auch Hinweise einschätzen oder sogar überarbeiten
- Wird die Ombudsperson über E-Mail oder Telefon kontaktiert, ist keine Anonymität gewährleistet
- Gerade bei internationalen Unternehmen ist eine Ombudsperson selten ausreichend, da die Sprachfähigkeiten und Verfügbarkeiten begrenzt sind
- Ombudsstellen genießen keinen besonderen Schutz vor behördlicher Sicherstellung von Unterlagen oder Durchsuchungen
Digitales Hinweisgebersystem
Hinweisgeber können ihre Meldungen inklusive Anhänge auf einer Online-Plattform platzieren –vertraulich, anonym, orts- und zeitunabhängig.
- Vollständige Anonymität, selbst bei einem anschließenden Dialog
- Sprache, Zeit und örtliche Verfügbarkeit sind uneingeschränkt
- Geleiteter Meldeprozess, der wichtige Aspekte einer Meldung abfragt
- Daten und Dokumente werden sicher online übermittelt
- Alle Datenschutz-Anforderungen wie beispielsweise die DSGVO sind erfüllt
- Hinweise, Kommunikation mit dem Hinweisgeber, Bearbeitungsschritte und Dateien werden dokumentiert
- Übersetzung von fremdsprachigen Hinweisen durch zertifizierte Agenturen direkt im System
- Rollen- und Rechtekonzept und automatisches Routing: Die Dezentrale Bearbeitung von Meldungen kann einfach abgebildet werden
- Möchte der Hinweisgeber den Dialog aufrechterhalten, müssen Zugangsdaten notiert werden
- Aufsetzen des Systems kann längere Zeit dauern, wenn man sich für ein sehr individualisiertes und vielsprachiges System mit angepassten Fragen und Texten entscheidet
Damit Sie auf der sicheren Seite sind und den komplexen Anforderungen gerecht werden, bietet die Bundesanzeiger Verlag GmbH den Hinweisgeberdienst zur regulatorisch konformen Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes für Sie an. Wir stellen Ihnen alle oben genannten Meldekanäle, sowie ein digitales System für einen komfortablen Umgang mit Meldungen kostengünstig zur Verfügung:
- Übersichtlich: Zugang zu einem digitalen System (Hinweisgeberportal) bestehend aus der Eingabemaske für den Hinweisgeber zur Einreichung von Meldungen und dem System zur Bearbeitung und Dokumentation innerhalb des Unternehmens von eingereichten Meldungen.
- Unkompliziert: Neben Ihrem digitalen System steht Ihnen unser Hinweisgeberdienst zur Entgegennahme von Meldungen über die Meldekanäle E-Mail, Telefon, Post und persönlich zur Verfügung. Alle Meldungen stehen zur weiteren Bearbeitung in Ihrem digitalen System zur Verfügung.
- Sicher: Entspricht allen Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes.
Das Hinweisgeberportal ist rundum zertifiziert und erfüllt höchste Anforderungen an IT-Sicherheit und den Schutz Ihrer Daten.
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