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Hinweisgeberschutz für Behörden, Kommunen und öffentliche
Einrichtungen
Das Hinweisgeberschutzgesetz verpflichtet auch öffentliche Beschäftigungsgeber mit in der Regel mehr als 50 Beschäftigten zur Einrichtung oder Betreibung einer internen Meldestelle, an die sich Beschäftigte mit Informationen über Verstöße oder Missstände im öffentlichen Dienst wenden können. Für den öffentlichen Dienst ist von Bedeutung, dass auch Beamtinnen und Beamte, Richterinnen und Richter sowie Soldatinnen und Soldatenunter den persönlichen Geltungsbereich fallen.
Soweit Bund und Länder Beschäftigungsgeber sind, können die obersten Bundes- oder Landesbehörden Organisationseinheiten in Form von einzelnen oder mehreren Behörden, Verwaltungsstellen, Betrieben oder Gerichten bestimmen, die die Aufgabe einer internen Meldestelle übernehmen.
Achtung: Alle öffentlichen Beschäftigungsgeber im oben genannten Sinne mit mindestens 50 Beschäftigten sind bereits mit Inkrafttreten des Gesetzes ab dem 2. Juli 2023 verpflichtet, eine interne Meldestelle einzurichten. Die Übergangsfrist für private Beschäftigungsgeber mit in der Regel 50 bis zu 249 Beschäftigten, die eine interne Meldestelle erst ab dem 17.Dezember 2023 vorhalten müssen, gilt ausdrücklich nicht für öffentliche Beschäftigungsgeber!
Gemeinden, Gemeindeverbände sowie kommunale oder kommunal kontrollierte Unternehmen müssen ebenfalls interne Meldestellen einrichten und betreiben. Wie dies zu geschehen hat, richtet sich nach dem jeweiligen Landesrecht. Dieses kann auch vorsehen, dass Gemeinden und Gemeindeverbände mit weniger als 10 000 Einwohnern von der Pflicht zur Einrichtung interner Meldestellen ausgenommen sind.
Checkliste zum Hinweisgeberschutzgesetz für kommunen
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Digitale Systeme als interne Meldekanäle – die Vorteile
Geschützte, interne Meldekanäle ermöglichen es Mitarbeitern oder auch externen Stellen, in einer sicheren Umgebung auf eventuelle Missstände hinzuweisen. Wer sich dabei für ein digitales System entscheidet, genießt eine Reihe von Vorteilen:
- Hinweisgeber und öffentliche Beschäftigungsgeber selbst können zielgerichtet und schnell reagieren.
- Es wird Vertrauen, Transparenz und Bürgernähe geschaffen.
- Eventuelle Strafen oder finanzielle Verluste sowie Schäden des Images können vermieden werden.
Dass die Einrichtung eines solchen Systems sinnvoll ist, bestätigt auch eine wissenschaftliche Studie: Ca. 90 % aller Hinweisgeber machen zunächst den Versuch, Missstände intern anzusprechen. Erst wenn das keinen Erfolg bringt, wenden sie sich an externe Stellen oder die Presse.
Vor allem größere Städte verfügen bereits über ein digitales System, mit dem die Bürger Hinweise über Missstände zu einzelnen Themen abgeben können. In München können die Einwohner über ein Online-Meldesystem beispielsweise Hinweise darüber abgeben, ob ein Wohnraum zweckentfremdet wird. Das ist unter anderem der Fall, wenn Wohnungen ohne Genehmigung gewerblich genutzt oder an Touristen vermietet werden. Andere Städte haben vergleichbare Systeme für die Meldung von Rechtsextremismus.
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Welchen Mehrwert bietet ein digitales
Hinweisgebersystem?
Mit einem digitalen Hinweisgebersystem bewegt sich jede Organisation in die richtige Richtung hin zu mehr Transparenz. Genau diese Transparenz gilt innerhalb einer modernen, gesunden Arbeitskultur als Schlüsselwert. Gerade für öffentliche Beschäftigungsgeber, Institutionen und Behörden ist das Hinweisgebersystem ein gutes Mittel, um für Gesetzeskonformität und ein hohes Maß an Transparenz nach außen zu sorgen, das Vertrauen der Bürger zu festigen und womöglich sogar zu erhöhen.
Sowohl externe Hinweisgeber als auch interne Mitarbeiter wissen das Bestehen eines digitalen anonymen Meldesystems zu schätzen. Das zeigen die Zahlen: Steht ein solches System zur Verfügung, werden mehr Meldungen mit wertvollen Hinweisen abgegeben. Nur, wenn eine Organisation wertvolle Hinweise erhält, kann sie auch frühzeitig und proaktiv gegen bestehende Missstände vorgehen, Risiken senken, Vertrauen nach innen und außen schaffen und ihren eigenen Ruf bewahren. Ein digitales Hinweisgebersystem erleichtert die Arbeit und unterstützt eine rechtlich sichere Dokumentation der Meldungen.
2 Artikel 20, Absatz 3 Grundgesetz („Die Gesetzgebung ist an die verfassungsmäßige Ordnung, die vollziehende Gewalt und die Rechtsprechung sind an Gesetz und Recht gebunden.“)
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Voraussetzungen für ein effektives Hinweisgebersystem
Öffentliche Beschäftigungsgeber müssen eine Reihe von Punkten berücksichtigen, wenn sie ein neues Hinweisgebersystem ohne größere Probleme einführen wollen.
Anzahl der Meldungen abschätzen
Wie viele Meldungen über ein Hinweisgebersystem abgegeben werden, hängt vor allem auch von der Größe des öffentlichen Beschäftigungsgebers ab. Dabei spielt ebenfalls die Tatsache eine Rolle, ob das Meldesystem ausschließlich internen Mitarbeitern oder auch externen Hinweisgebern zur Verfügung steht. Die Art der Kommunikation ist ein weiterer wichtiger Punkt: Möchte der öffentliche Beschäftigungsgeber mit dem System lediglich seine Rechtspflicht erfüllen? Oder nutzt sie die Chance, eine authentische Speak-up-Kultur zu schaffen?
Der Whistleblowing Report 2019 legt ein paar Zahlen zur Anzahl der Meldungen offen, die auf öffentliche Beschäftigungsgeber übertragbar sind:
- Insgesamt haben über 50 % aller befragten Unternehmen Hinweise bekommen.
- Großunternehmen (über 250 Mitarbeiter) erhielten durchschnittlich 65 Meldungen im Jahr.
- Kleinere Unternehmen (zwischen 20 und 49 Mitarbeiter) erhielten im Durchschnitt 16 Meldungen im Jahr.
- Ca. jede zweite eingegangene Meldung erwies sich als gehaltvoll und relevant.
Die richtige Arbeitskultur
Im Compliance-Kontext gilt das „Tone-from-the-top-Prinzip”: Führungskräfte hinter dem eingeführten Hinweisgebersystem? Fühlen sich Beamte und Angestellte sicher genug, um eventuelle Missstände zu melden? Eine offene Arbeitskultur ist für den Erfolg eines solchen Systems unabdingbar.
Vorbehalte aus dem Weg schaffen
Natürlich können auch Vorurteile und Gerüchte entstehen, wenn ein neues Hinweisgebersystem eingeführt wird: Begriffe wie die „Verpetzer-Hotline“, der „Start einer Denunziantenoffensive“ oder auch die Annahme, dass „alle unter Generalverdacht stehen“ halten sich mitunter hartnäckig – gerade unter Mitarbeitern, die mit einem solchen Konzept des Meldesystems noch nicht vertraut sind. Die Folge: Skepsis macht sich breit.
Ein Hinweisgebersystem soll kein Mittel sein, mit dem andere Menschen an den Pranger gestellt werden. Vielmehr ist es eine Chance, mit der Missstände anonym und in einer geschützten Umgebung gemeldet werden können. Es soll die ethische Arbeitskultur fördern, das Vertrauen stärken und als demokratisches Instrument für öffentliche Einrichtungen dienen.
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Tipps für die Einführung eines Hinweisgebersystems
- Fördern Sie den offenen Austausch Ihrer Mitarbeiter und gehen Sie direkt auf die Menschen zu.
- Beantworten Sie alle Fragen und stellen Sie sich auch kritischen Anmerkungen.
- Sammeln Sie Fragen möglichst vorab, bereiten Sie passende Antworten vor und vermitteln Sie die Vorteile eines internen digitalen Hinweisgebersystems deutlich.
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